Política de tratamiento de datos personales (Habeas Data)

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Ley 1266 de 2008 y las normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales en Colombia. Busca garantizar que AXERTIC, en su condición de responsable del tratamiento de información personal, realice dicho tratamiento en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que asisten a los titulares de la información.

La empresa responsable del tratamiento de los datos personales es:

• Razón social: AXERTIC
• Domicilio: Bogotá, Colombia
• Dirección: Calle 119 # 14-42, Edificio Baruc, Bogotá, Colombia
• Correo electrónico: analista@axertic.com

En ejercicio de su objeto social, AXERTIC realiza el tratamiento de datos personales de sus clientes, usuarios de sus servicios, proveedores, contratistas, colaboradores y personas que se comunican a través de sus canales de contacto, incluido el formulario de este sitio web. En cumplimiento de la legislación aplicable, AXERTIC puede requerir transmitir o transferir dichos datos a las plataformas tecnológicas que utiliza para prestar sus servicios y a los sistemas de seguridad que tiene implementados.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de AXERTIC se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley, no se recolectarán datos personales sin autorización del titular.

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que tenga cada tipo de tratamiento, según lo indicado en el numeral 3 de esta política.

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes que sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:

• Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
• Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
• Que se valore la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, opinión que deberá valorarse teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

AXERTIC observará estrictamente las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará de que:

• El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos en que por ley no sea requerida.
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
• El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refiera exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

AXERTIC puede utilizar medios de videovigilancia instalados en sus instalaciones u oficinas. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones, y puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier autoridad u organización.

A través del formulario de contacto de este sitio, AXERTIC recolecta nombre, empresa, correo electrónico, teléfono (opcional), solución de interés y la descripción de la necesidad que el titular decide compartir. Estos datos se utilizan exclusivamente para responder la consulta, contactar al titular sobre el proyecto descrito y, cuando proceda, iniciar una relación comercial. El envío del formulario requiere la autorización expresa del titular.

Las finalidades del tratamiento de datos personales realizado por AXERTIC son las siguientes:

• Prestación de los servicios ofrecidos por AXERTIC.
• Ejecución de los contratos suscritos con AXERTIC.
• Atención de consultas, solicitudes de información y propuestas comerciales.
• Envío de información relacionada con novedades legales, regulatorias y tecnológicas de interés para los clientes de AXERTIC.
• Envío de información relacionada con la relación contractual.
• Registro de información estadística de proveedores de AXERTIC.
• Registro de información de proveedores y contratistas.
• Registro de información de los empleados de contratistas que prestan servicios en AXERTIC o en las instalaciones de sus clientes.
• Estadísticas contractuales y de servicios ofrecidos o prestados.
• Comunicación, consolidación, organización, actualización, control, acreditación, aseguramiento, estadística, reporte, mantenimiento, interacción y gestión de las actuaciones, informaciones y actividades en las cuales se relacionan o vinculan los proveedores y contratistas de AXERTIC.

• Dar cumplimiento a las obligaciones que se deriven de la relación laboral, tales como realizar los trámites necesarios ante las autoridades, el Sistema de Seguridad Social, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) o cualquier otra actividad derivada de la legislación aplicable.
• Asuntos que sean requeridos por el área administrativa y de talento humano de AXERTIC, entre los cuales es posible enunciar la identificación plena del proveedor o trabajador, el archivo y manejo de sus datos de contacto y de su información profesional y académica.
• Notificar a familiares, a la línea de atención 123 y a cualquier servicio de atención prioritaria en caso de emergencias durante su estancia en las instalaciones de AXERTIC.
• Comunicación en general, registro, capacitaciones, autorizaciones y gestión de las actividades o actuaciones en las cuales se relacionan los proveedores, empleados y sus familiares con AXERTIC.
• Adelantar procesos de selección de personal y proveedores, de conformidad con las políticas de selección de AXERTIC.
• Comunicación, registro, archivo, organización y gestión de las actuaciones, estrategias y actividades en las que se vinculan los accionistas de AXERTIC.
• Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
• Investigar, verificar y validar la información suministrada por los titulares con cualquier información de la que AXERTIC legítimamente disponga.

En caso de que AXERTIC no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los titulares, el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AXERTIC, en su calidad de responsable del tratamiento. Este derecho podrá ejercerse frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a AXERTIC, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según el numeral 4 del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.
• Ser informado por AXERTIC, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante AXERTIC.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o el encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

El área administrativa de AXERTIC será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos y quejas, y del ejercicio de los derechos del titular de la información personal, a través del correo electrónico analista@axertic.com.

El titular de los datos, o sus causahabientes, podrán consultar la información que repose en las bases de datos en posesión de AXERTIC, para lo cual deberán formular la correspondiente petición por escrito al correo electrónico analista@axertic.com, o radicarla ante el área administrativa de AXERTIC de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., en la Calle 119 # 14-42, Edificio Baruc, Bogotá, Colombia.

Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del titular, será necesario establecer previamente su identificación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en las bases de datos de AXERTIC debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante AXERTIC, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:

• El reclamo se formulará mediante solicitud enviada al correo electrónico analista@axertic.com o radicada ante el área administrativa de AXERTIC de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., en la Calle 119 # 14-42, Edificio Baruc, Bogotá, Colombia.
• La solicitud debe contener: la identificación del titular; los datos de contacto (dirección física o electrónica y teléfonos); los documentos que acrediten la identidad del titular o la representación de su representante; la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales se busca ejercer alguno de los derechos; la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; los documentos que se quieran hacer valer; y la firma y el número de identificación del solicitante.
• Si el reclamo resulta incompleto, AXERTIC requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
• Si el área que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a AXERTIC la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

• Considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la Ley 1581 de 2012.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular, en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por AXERTIC.

El derecho de supresión no es absoluto. El responsable puede negar su ejercicio cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos; cuando la eliminación obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas; o cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular, para realizar una acción en función del interés público o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

El titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

En desarrollo del principio de seguridad, AXERTIC ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los titulares e impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El acceso a los datos personales está restringido a sus titulares y al personal autorizado, y AXERTIC no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular o de personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, AXERTIC no será responsable por acciones de terceros tendientes a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales.

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La presente política rige a partir del 11 de septiembre de 2026 y reemplaza cualquier versión anterior.

Por regla general, el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.